紙の力のなせる業：一歩上いく英文履歴書の書き方、使い方（9）

英文履歴書ワンポイント解説

■A4とレターサイズ

　皆さんが英文履歴書や英文の手紙を作成するときの紙のサイズは、A4（210mm×297mm）です。A判は国際判と呼ばれ世界中で通用するサイズで、A4の用紙は世界中のビジネスで広く使われています。しかしこの世界標準が通用しない国があります。北米、つまり米国とカナダです。この2つの国では、レターサイズというA4と少々異なるサイズがビジネス文書のサイズの主流になっています。

図1　A4とレターサイズ

　レターサイズは215.9mm×279.4mm（＝8.5インチ×11インチ）で、A4よりも縦は若干短く、横幅は若干広くなります（図1）。輸入ものの3穴のノートやルーズリーフのサイズといえば、「ああ、あの大きさ」とピンとくる方もいらっしゃるでしょう。

　北米ではこのレターサイズが広く使われているため、A4の紙が使われる機会はあまりありません。国内標準ですから、北米に住む人間が自国内向けに履歴書を作成する場合には、レターサイズの用紙を用います。

　そのため、外資系企業の米国本社・カナダ本社へ英文履歴書を直接送付する方や、北米に留学する方から、しばしば「履歴書やほかの応募書類はレターサイズで作成すべきか」「どこへ行けばレターサイズの紙が手に入るのか」という質問を受けることがあります。特に留学で使う方は募集要項に「レターサイズで○枚ぐらい」などと書かれている場合もあり、かなり困惑するようです。

　単にファイル添付の形でレターサイズの書類を出すのであれば、事は簡単です。ワープロの設定をレターサイズにして打てばよいからです。特に米国生まれのMicrosoft Wordの日本版の英文テンプレートは、デフォルトでは用紙サイズがレターサイズに設定されているので、レターサイズの文書が非常に楽に作成できます。デフォルトのマージンもインチ換算にするとちょうどよい数字になっています。ツールのオプション画面で「使用する単位」を「インチ」にしておくと作成しやすいと思います。

　しかし、レターサイズの用紙に印刷して送るとなると、少しばかり難しいことになります。レターサイズの用紙は北米以外では入手しにくいからです。日本国内ではネットの通販や、輸入文具を取り扱う伊東屋や丸善などの大手文具店で購入することができますが、至急作成して郵送しなければならない場合、特に地方在住者は入手にかなり苦労することがあります。

　レターサイズを入手できない、または入手が間に合わないためA4で送ろうと考えた場合、「サイズ違いの紙を用いることで、審査上不利にならないか」「履歴書がコピーされたときに、不具合が生じるのではないか」「相手が履歴書をファイリングするときに、サイズ違いで困るのではないか」といった懸念が生じてくるでしょう。この点に関して、私は次のように説明しています。

1. 海外からの人材（あるいは留学生）を受け入れているような組織は、レターサイズの代わりにA4でも受け付けるので、あまり気にする必要はない。
2. あくまでもレターサイズの用紙を探して使うつもりであれば、サイズばかりでなく紙の質にもこだわってほしい。

　2の理由については、今回の連載で紙の質の重要さについて説明したので省略することにし、ここでは1の理由についてお話ししましょう。

　まずサイズ違いが起こす、審査上の影響についてです。レターサイズは北米のローカルサイズですから、日本と同様に入手経路が限られているか、入手不可能に近い国の方が多いのです。一方、A版は多くの国が使っている国際規格です。海外と接点のある北米の組織は、A4のサイズの書類を受け取る機会が非常に多いのです。例えばヨーロッパから来る手紙は、A4で作成されたものがほとんどです。

　そのため、A4は北米では「ヨーロピアン・レターサイズ」（European Letter Size）として知られており、レターサイズが入手できない場合はA4で代用することが事実上の了解事項になっています。逆に北米に住む人がA4サイズの書類を求められ、A4が入手できない場合は、レターサイズで代用するということになります。

　2つ目の懸念は、A4の紙に書いた履歴書がレターサイズの紙にコピーされて、用紙の上下の印字が切れたり、書類の中心がずれるかもしれないということでしょう。これもあまり気にすることはないと思います。

　A4の印刷物をひんぱんに受け取る北米の組織は、A4で印刷されたものをレターサイズの用紙にきれいにコピーするには、93％か94％に縮小するとよいことを知っています（逆にレターサイズの書類をA4にコピーする場合は、97％に縮小するとよいといわれています）。コピー機には、93％、94％、97％といった複写の定型倍率を備えたものがありますが、これはA4とレターサイズの間でコピーが行われることを想定したものです。

　3つ目の、ファイリングの際のサイズ違いの懸念ですが、これについては何ともいえません。北米でもA4を収納するバインダーやファイルは入手可能ですが、A4をレターサイズでファイリングしても横幅は問題がないため、ひょっとするとレターサイズ用のクリアブックや3穴バインダーに、A4の履歴書の上がはみ出した状態でファイルされているかもしれません。

　さて、皆さんを混乱させたくはないのですが、用紙のサイズについて日本国内で実際起こっていることを、参考までに記しておきます。

　皆さんがA4で作成した英文履歴書は、サイズ違いのレターサイズでコピーされる可能性があります。なぜかというと、米国やカナダに本社を置く企業の日本法人・支社・支店の中には、書類をすべて本社に合わせてレターサイズで作成・コピーしているところがあるからです。こういう企業は、日本語の文書ですらレターサイズで作成する場合が多いのです。

　自社内の書類をレターサイズで統一しても、日本国内に拠点を構えている以上、社外から来る書類はほとんどがA4で作成されています。しかしこういう企業には、レターサイズのコピー用紙は大量にあってもA4の紙のストックはほとんどありません。そこでA4の書類もレターサイズにコピーすることになり、皆さんのA4の履歴書もレターサイズにコピーされてしまうわけです。

　少々やっかいなのは、同じ業界の北米系企業でも、現地の事情に合わせて自国外ではA4を使用する企業と、あくまでも本社に合わせてレターサイズを使う企業があることです。応募の際には採用窓口に「履歴書を送りたいのですが、御社はレターサイズとA4のどちらをお使いですか」と聞いてみてもよいかもしれませんが、おそらく「どちらでもよい」といわれるでしょう。

　こういう企業は、ほとんどの英文の履歴書がA4で来ることを想定しています。しかし米国やカナダから日本に応募してくる人や、日本国内でも「米国企業にはレターサイズ」と信じている人から、レターサイズの履歴書を受け取ることもあります。そこで応募書類をA4ワイド（レターサイズの収納も可能な、横幅の広いA4の変形サイズ）でファイリングしており、A4とレターサイズという2つの異なるサイズの英文履歴書が集まってきても、特に問題が起こることはありません。

　最後に、いうまでもないことですが、B判は日本国内のローカル規格ですから、B5やB4といったサイズは、英文履歴書のみならず英文の文書全般に向いていません。