分かりやすい提案書はアウトラインが美しい：誰にでも分かるSEのための文章術（3）（1/2 ページ）

「提案書」や「要件定義書」は書くのが難しい。読む人がITの専門家ではないからだ。専門用語を使わず、高度な内容を的確に伝えるにはどうすればいいか。「提案書」「要件定義書」の書き方を通じて、「誰にでも伝わる」文章術を伝授する。

　分量がある文書を作成する際には、文書全体の「アウトライン（骨格、構成）」をきちんと作り上げてから内容を記述する必要があります。今回は、「読みやすく分かりやすい提案書」にするアウトラインの作成方法について紹介します。

読みやすい文書は「階層構造」をしている

　読みやすい、分かりやすい文書は、全体が階層構造になっています。文書は、一般的に下記のような階層で構成されています。

• 大見出し（章）
• 中見出し（節）
• 小見出し（項）

　階層構造は、複雑で大量の情報を含んだ文書の内容を、分類・整理するために必要不可欠です。階層化した文書は、各トピックで記述される範囲が決まっているため、焦点を絞って読むことができます。このことは、読者の理解を大いに助けます。

　階層構造の方法について、順を追ってみていきましょう。まず「大見出し」の層に分割します。その後に各「大見出し」を「中見出し」の層に、さらに必要であれば「中見出し」を「小見出し」に分割します。それぞれの層での分割の数は5から10程度にします。分割数が多すぎると、読み手が文書の全体像を把握できなくなる恐れがあるためです。

　記述量による分割方法もあります。分かりやすい文書にするためには、1つの項目の記述量が1ページ内に収まるように分割するといいでしょう。

提案書を階層構造にする

　提案書の「大見出し」には、次のような項目が考えられます。

• システムの導入について（説得するための材料や情報）
• 導入システムの概要
• 開発プロジェクトの進め方
• 見積もり

　これらの「大見出し」の下にある「中見出し」の項目は、次のようなものが考えられます。さらに必要であれば、「小見出し」の層に分割します。

「読み手が求める」提案書の展開