ITエンジニアにちょっと便利な早業仕事術

第3回 「添付ファイルをうっかり忘れてメール送信」をなくす

kizuki
2008/9/2

忙しいITエンジニアに無駄は禁物。本連載では、わずかな工夫と最小の努力で仕事をスムースにする、“小技”を紹介します。

  本日の早業仕事術: メーラーのプラグインやアドオンで添付ファイル漏れ防止

@IT自分戦略研究所カンファレンス
上級ITプロフェッショナルのスキルとキャリア 開催
日時:2008年9月27日(土)
11:00〜18:00(受付開始 10:30〜)
場所:秋葉原UDX 6F RoomA+B
詳しくは開催概要をご覧ください。

 メールの本文中に「ファイルを添付いたします」などと書いたにもかかわらず、当のファイルを添付しないまま、メールを送信してしまったことはないだろうか。ボタンをポチッと押した瞬間、添付忘れに気付いてもときすでに遅し、後の祭りだ。

 このようなミスは、後からもう1通送り直せば済むとはいえ、非常にそそっかしいイメージを相手に与えてしまう。特にCCを入れることが多いビジネスシーンでは、送信相手の人数が多い分、ダメージも大きくなってしまう。

 最も簡単な対処療法は、メール本文を書き始める前にファイルを添付してしまうことだ。例えば、添付したいファイルを右クリックしてメニューの「送る」からメール受信者を選んでメールを作成する方法である。これは単純な割にそこそこ効果があり、ぜひともお勧めしたい。さらに、できれば機械的なチェックと併用したいところだ。

 今回は、各メーラーのプラグインやアドオンという形で提供されている、添付ファイル漏れ防止のソリューションを紹介しよう。

Becky!の場合

 「Becky! Internet Mail」のバージョン2以降では、添付ファイルなしでの誤送信を防ぐプラグインが何種類か存在している。仕組みはどのプラグインもほぼ同じで、メールの本文に「添付」といった関連ワードがありながら、添付ファイルがないまま送信を実行しようとした場合、アラートを出してくれるというものだ。

図1 実際のアラート。中止を選べば再度メールの作成画面に戻る

 その中でも、添付ファイル漏れをチェックする機能のほか、署名チェック機能も付いたプラグイン「たしかめーる」がオススメだ。関連ワードは自由に追加できるので、例えば「見積書」「ファイル」など、自分が添付ファイルを送る際によく使う単語を登録しておこう。

図2 「たしかめーる」の設定画面。任意の関連ワードを設定しておくことで、添付ファイルなしで送信しようとした際にアラートが出るようになる


本日のレシピ(その1)
ソフト名 対応OS 価格 提供元
たしかめーる Windows 2000/XP 無料 コルト・ヴォックス

Thunderbirdの場合

 「Thunderbird」には「withAttach」というアドオンがある。このアドオンは、前述のBecky!用プラグイン「たしかめーる」と同じく、メール本文中の文字列で添付漏れを警告する機能を備えている。

 このほか、新規メールを作成する際に「新しいメッセージを作成」の下に「新しいメッセージを作成(添付ファイル付き)」というメニューを表示するようになるので、メールの新規作成時にこちらを選択することで、2重のチェックが行えるようになっている。

図3 Thunderbirdのアドオン「withAttach」を利用すると、メールの新規作成時に「新しいメッセージを作成(添付ファイル付き)」というメニューが出現するようになる

図4 上記メニューからメールの作成を始めると、添付ファイルが必要である旨メッセージが表示される

図5 万一、添付されないまま送信が行われようとすると、アラートが出現する

本日のレシピ(その2)
ソフト名 対応Thunderbird 価格 開発者
withAttach Thunderbird 1.5/2.0.0以降 無料 Sogame氏

Outlookの場合

 「Outlook」では、VBAを利用してマクロを記述することにより、前述のプラグインやアドオンと同様、本文中の文字列による判定ができる。

 ブログ「アジャイルプログラマの日常」では、件名がないメール、および件名や本文に任意の文字列が含まれているにもかかわらず添付ファイルがないメールについて、警告を出してくれるマクロを提供している。プラグインやアドオンという形ではない分難易度はやや高いが、試してみる価値はあるだろう。

本日のレシピ(その3)
エントリ名 利用料
Outlook でメール送信時に件名や添付ファイルのチェックを行う方法 無料

この記事は、誠 Biz.IDに掲載された連載「3分LifeHacking:「添付ファイルをうっかり忘れてメール送信」をなくす」を再編集して掲載しています

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