ITエンジニアにちょっと便利な早業仕事術

第22回 円グラフで「1日24時間」の使い方を改善する

kizuki
2010/4/6

忙しいITエンジニアに無駄は禁物。本連載では、わずかな工夫と最小の努力で仕事をスムースにする、“小技”を紹介します。

  本日の早業仕事術:円グラフで自分の1日を振り返る

 アナログであれデジタルであれ、日々のタスクをスケジューラーで管理するというのは、ビジネスマンにとって一般的な行為といっていいだろう。出勤してから退社するまでの間、自分なりのタスク管理方法を使って細かくスケジューリングを行うことで、漏れなく確実に業務をこなせる。

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 もっとも、タスクの開始時間だけを書き込むタイプのスケジューラーであれば、後ろの予定が詰まっていない場合、ついついダラダラと業務を進めてしまいがちだ。本来あるはずの「退社後のプライベートな時間」に思い切り食い込んでしまっているにもかかわらず、それを実感することなく、結果的に来る日も来る日も余暇がない状況を招いていることが多いのではないだろうか。

 このような場合に、1日24時間という限られた「枠」を意識することで、時間の使い方の改善を促してくれるスケジューラーが、今回紹介する「おざなり予定表」だ。これは円グラフの形をしたスケジューラーで、1日の予定をドーナツ状の円に書き込んで管理できる。小学生のころ、夏休みの日記帳に1日の行動を円グラフで描きこんだ、あのスタイルだ。

「おざなり予定表」のメイン画面(クリックで画面全体を表示)。9時出勤、19時退社という、サラリーマン的タイムスケジュールを記入してみた。1日24時間における自由時間の少なさが一目瞭然だ

 円グラフのメリットは、ある部分が全体の中でどの程度の割合を占めているか、ひとめで分かることだ。円グラフにスケジュールを記入していく「おざなり予定表」では、プライベートも含めた1日24時間をどのように活用すべきか、全体の中の割合を意識しながら記入していける。結果として、日々自由に使える時間はどのくらいなのか、重要度の低いタスクがほかを圧迫していないか、削れるとすればいったいどの時間なのか、といった点を手軽にチェックすることができるわけだ。

アイテム(タスク)の種類は自由に登録できるが、最大で10個までとちょっと少なめ

月間予定一覧。記入があった日は色を反転表示する。集計機能などはない

予定の登録方法はややクセがある。基本の手順としては、開始時刻と終了時刻を決めたのち、画面右下に並んだ「食事」「仕事」といったアイテムを選び、「追加」ボタンを押して円グラフ上に記入する流れだ。このほか、円グラフ内の該当時刻付近をクリックして時刻を選択できる

指定時刻の終了時にMP3を鳴らしたり、プログラムを起動するといったギミックも

 実際に使ってみた限りでは、事前に予定を入力する一般的なスケジューラーとしての用途よりも、実際どのように行動したのか、時間の使い方をあとから振り返るチェックシート的な使い方に向いていると感じた。

 特に会社員の場合、24時間というタームの中で食事や風呂、睡眠といったプライベートな時間を記入していくと、日々自由に使える時間がいかに少ないかが一目瞭然になる。業務時間中の細かなスケジュール管理は別のツールに任せ、このソフトでは余暇も含めた1日の行動をプレビューするという使い方がよさそうだ。

●本日のレシピ

ソフト名 作者 利用料 対応OS
おざなり予定表 おざなり屋 無料 Windows 2000/XP

この記事は、誠 Biz.IDに掲載された「3分LifeHacking:円グラフ型スケジューラーで『1日24時間』の使い方を改善する」を再編集して掲載しています

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