第2回 もう「説明が分かりにくい」とはいわせない
鹿野晴夫・大塚千春（アイ・シー・イー）
2008/10/14
■「説明力チェック」診断結果
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■「説明力チェック」解説
ビジネスにおけるコミュニケーションは、「情報」のキャッチボールである。相手に説明する際は、相手が情報をキャッチしやすいように、「分かりやすい説明」「受け止めやすい説明」をする必要がある。
「分かりやすい説明」には、まず相手の知識量や経験を考慮することが必要だ。知識量が少ない場合は、専門用語の使用を減らし、別の言葉で説明する、あるいは用語の意味を簡単に補足しながら説明することを心掛ける。経験が少ない場合は、相手にとって身近な例に置き換えるなどの工夫をする。また、結論を先に述べ、理由を説明したい。重要なポイントを強調する、話の転換を明確にするなど、情報が混乱しないように注意することも必要だ。
「受け止めやすい説明」には、相手の心理的状況を考慮することが必要になる。打ち合わせの冒頭で、リラックスした雰囲気をつくる。相手の期待や要望を意識する。打ち合わせが、長引いたり、予定の内容を消化できないことのないように進行を調整したりすることも、必要になる。
説明を受ける相手は、あなたの説明を聞くために貴重な時間を使っている。「分かりにくい説明」や、自分の立場を理解してくれていない「受け止めにくい説明」を聞かされれば、説明を理解しようとする努力や合意、納得、協力をしようとする気持ちが失せてしまう。
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